7 překážek, která vás zdržují při práci u počítače

08. 06. 2012, autor: Roman Dubský
Máte pocit, že v zaměstnání nestíháte včas plnit své pracovní úkoly a dostáváte se kvůli tomu do nepříjemného stresu? Eliminujte žrouty času!
7 překážek, která vás zdržují při práci u počítače

Ano, pokud hádáte, že se budeme bavit o tom, zda pracujete u počítače a ve skutečnosti namísto práce surfujete nebo chatujete či se ukájíte na Facebooku, máte pravdu. Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas, který má dlouholeté zkušenosti s vedením lidí, poradí, jak na věc.

1) Špatně naplánovaná práce bez určení priorit
Chcete-li odstranit potenciální žrouty času v jejich samém zárodku, mít vysokou produktivitu práce, včasně vypracované úkoly, ale zároveň pohodové pracovní prostředí bez zbytečného stresu, naučte se správně plánovat své aktivity. „Nejprve si přesně definujte úkoly, poté určete prioritu každého z nich a následně si stanovte časový harmonogram. Jestliže máte před sebou například trojici prioritních úkolů, které jsou stejně důležité a neodkladné, přiraďte každému z nich různou známku jako ve škole – od jedné do pěti. To vám pomůže situaci zpřehlednit a správně se rozhodnout, čím začnete. Nehrozí vám, že budete chaoticky přebíhat od jednoho úkolu k druhému a ani jeden nedokončíte včas,“ říká Jan Dvořák. Když si aktivity dobře naplánujete, je třeba se plánu držet. Samozřejmě, že situace je dynamická a důležitost i naléhavost jednotlivých úkolů se mění, ale musíte mít svůj plán pod kontrolou. Tuto snahu se vám budou snažit překazit následující „žrouti času“. Braňte se jim! A nenechávejte si práci na víkend!

2) Nekoncepční styl práce s poštou
Ten vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola emailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte. Potenciálním žroutem času jsou také emaily, které jsou sice svým obsahem důležité, ale v kolonce Předmět uvedl odesílatel nicneříkající informaci nebo nechal políčko prázdné. Jestliže pracujete s historií vaší pošty a budete se k důležitému mailu vracet i v budoucnu, jednoduše klikněte na řádek Předmět zprávy a připište údaj, který vám později pomůže k jejímu rychlému vyhledání. I takto lze ušetřit čas.


ČTĚTE TAKÉ: Čtyři nejhloupější koníčky a zájmy


3 ) Surfování na internetu v pracovní době
Ožehavým tématem a velkým nepřítelem efektivní práce jsou vaše internetové aktivity, které nijak nesouvisí s vykonávaným pracovním úkolem. Jestliže strávíte v pracovní době jen půl hodiny denně na Facebooku, za měsíc promarníte klábosením s přáteli 10 pracovních hodin. A to je více než jeden standardní pracovní den, který může uvést vaši práci do časového skluzu. Na druhou stranu je tady pár důvodů kdy se lze vrhnout do světa sociálních sítí, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může vám Facebook posloužit jako skvělý způsob relaxace. Jednoduše vypněte, dejte si kávu a promluvte si 15 minut s přáteli třeba o pěstování jahod. Tyto aktivity však musíte mít pod kontrolou.

4) Nepořádek na stole i pracovní ploše PC
Dbejte na pořádek na vašem pracovním stole, budete ho mít i v mysli. Nevzhledně poházené papíry, útržky s chaoticky napsanými poznámkami mohou vzbuzovat určité pnutí a nervozitu nebo vyvolávat dojem, že všechno není, jak má být. To má za následek sníženou koncentraci na pracovní úkony, jejichž zpracování pak trvá déle. Žrouti času číhají také na pracovní ploše počítače, která je zaneřáděná nánosy nepotřebných ikon, v nichž se sotva vyznáte. Zredukujte jejich počet a nechejte si jen takové, s nimiž pravidelně pracujete.

5) Chaotické ukládání souborů do počítače
Pokud si nechcete systematicky komplikovat život, přestaňte s chaotickým ukládáním dat do vašeho počítače bez umístění do vhodně pojmenované složky a navíc pod nic neříkajícími názvy. I když je to v danou chvíli rychlé a pohodlné, nevědomky si vytváříte silného žrouta času i zde. Většina systémů automaticky ukládá všechny položky do složky Stažené soubory. Sice budete mít všechna data na jednom místě, ale dříve nebo později se v nich přestanete orientovat a hledáním toho pravého souboru se budete zbytečně zdržovat. Zařiďte si to lépe, buďte pečliví a vytvořte si vlastní systém ukládání dat, ve kterém se neztratíte.

6) Podceňování zálohy důležitých dat
„Pozornost věnujte také zálohování důležitých dat, ať už se jedná o firemní poštu, tabulky, grafy, prezentace či veškeré soubory, s nimiž budete dříve nebo později znovu pracovat. Obnova ztracených nebo poškozených dat je časově náročná i pracná a v některých případech dokonce zhola nemožná,“ doplňuje Jan Dvořák z Gopasu. Nechcete přece dělat jednu práci dvakrát, že? Jestliže nevíte, jak se záloha dat dělá, obraťte se na vašeho IT kolegu, který vám jistě rád poradí.

7) Nepoužíváte Paretovo pravidlo...?
Na závěr je na místě upozornit, že podle univerzálního Paretova pravidla způsobuje 20 % žroutů času až 80 % časové ztráty našeho pracovního fondu. Udělejte si proto malou analýzu svých činností a zjistěte, které lapače času vás nejvíce brzdí. U někoho to může být nekontrolované surfování na internetu, u jiného zase nepřiměřené dlouhá délka komunikace s nedůležitými zákazníky, u dalšího zaměstnance je to třeba klábosení s kolegy. Podaří-li se vám alespoň některé z nich omezit či zcela eliminovat, sklidíte ovoce v podobě lepších pracovních výsledků.

 

DOPORUČUJEME: 10 věcí, o kterých chlap nikdy neslyšel

KOMENTÁŘE KE ČLÁNKU
Přidat komentář
Tento článek ještě nikdo nekomentoval. Buďte první.
VLOŽIT KOMENTÁŘ



Nejste přihlášen/a, proto opište text, který vidíte na obrázku níže.
. captcha
CELEBRITY
Celebrity: Land Rover postavil kuchyni pro Jamieho Olivera. V autě.

Land Rover postavil kuchyni pro Jamieho Olivera. V autě.

Mobilní kuchyně, to už tady bylo, není to žádná novinka, ...

Celebrity: Moderátorka Jana Knížková vysílala z bazénku, ukázala při tom svůdné křivky

Moderátorka Jana Knížková vysílala z bazénku, ukázala při tom svůdné křivky

Rádio je obvykle záležitostí pouze zvukovou, vizuální asp...

Celebrity: Tom Cruise je zpět na stříbrném plátně, Nebeského gaunera omrkla  nejedna tvář českého showbyznysu

Tom Cruise je zpět na stříbrném plátně, Nebeského gaunera omrkla nejedna tvář českého showbyznysu

Slavnostní premiéra akčního filmu se nesla v duchu velkýc...

DALŠÍ CELEBRITY
REDAKČNÍ TIP
POSLOUCHEJ RÁDIA ONLINE!
PŘIDEJTE SE K NÁM

Staňte se našimi fanoušky

NEJNOVĚJŠÍ VIDEA
Zobrazit video
Jak zvířata jí své jídlo

Jak zvířata jí své jídlo

Nahlédněte do říše zvířat tak, jak se...

Zobrazit video
Video: A další kompilace ruských bouraček

Video: A další kompilace ruských bouraček

Tohle už je pomalu seriál na pokračov...

Zobrazit video
Video: Ilegální drifty ve městě

Video: Ilegální drifty ve městě

Tihle týpci se s tím nemažou a vodí a...

Autoweb

A nejen výkony z hlediska počtu koní, ale také použitelnosti na silnici i závodní trati. Co o...

Urbanstore

Pořiď si stylové značkové oblečení, boty nebo doplňky se slevou až 80%. Více na UrbanStore.cz.

Delideli

Darujte nádhernou kytici, luxusní čokoládu, kvalitní víno, koš plný delikates či lahodný dort.

Cestuj

Vyberte si z tisíců dovolených v oblíbeném Řecku se slevou až 20%. Volejte zdarma 800 11 11 33.